Aus teamindividuellen Excel-Dateien wird eine Plattform von der Akquise bis zur Schlussabrechnung

Ausgangslage

Ein Fassadenbauunternehmen mit regelmäßigen öffentlichen Aufträgen steuerte seine Projekte über gewachsene Excel-Dateien. Jedes Projektteam pflegte eine eigene Tabelle, im Freitext und je Team anders aufgebaut. Die zugehörigen Schriftstücke lagen laut Lastenheft an verschiedensten Orten abgelegt. Einen einheitlichen, belastbaren Projektstand gab es nicht, weder für die Geschäftsführung noch für Kalkulation oder öffentliche Submission.

Lösung

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   Ein System von der Akquise bis zur Schlussabrechnung

   Statt getrennter Insellösungen entstand eine zentrale Datenbank-Anwendung, die den gesamten Projektlebenslauf in drei Bereichen abbildet: Akquise mit öffentlichen Submissionen und privaten Angeboten, Projektmanagement von der Vertragsannahme bis zur Schlussabrechnung und die abschließende Bewertung.

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   PC-Dashboard fürs Büro, App für die Baustelle

   Das PC-Dashboard bündelt Steuerung, Kalkulation und Auswertung. Die mobile App ist bewusst auf Erfassung reduziert: Protokolle, Notizen, kommentierte Bilder und eine Diktierfunktion. Die Erfassung funktioniert offline, weil der Empfang auf Baustellen nicht durchgängig gewährleistet ist.

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   Rollen, Status und Aufgaben, die sich selbst auslösen

   Rund 200 definierte Felder, sechs Nutzerrollen und zehn Projektstatus geben jedem Projekt dieselbe Struktur. Fällige Aufgaben werden rollenbasiert automatisch zugeteilt, sobald sie anstehen. Bedenken- und Behinderungsanzeigen sind fest im Ablauf verankert.

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   Von der Materialbestellung bis zur Buchhaltung

   Ein zentrales Subunternehmer-Adressbuch, Materialbestellung und Kalkulation greifen ineinander. Eine Schnittstelle synchronisiert die kalkulierten Monatsdaten mit der Buchhaltung, ein Ampelsystem hält das Budget je Projekt sichtbar im Blick.

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   Auswertungen aus einem Datenstand

   Projektliste, Gesamtterminplan und Statusmeldung entstehen aus demselben gemeinsamen Datenbestand. So sieht die Geschäftsführung jederzeit denselben Stand wie die Projektleitung, ohne Tabellen zusammenzuführen.

Ergebnis

definierte Felder je Projekt

~200

Nutzerrollen und Projektstatus

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• Jedes Projekt folgt derselben Struktur aus rund 200 Feldern, statt Freitext-Tabellen, die je Team anders aufgebaut waren.
• Sechs Rollen und zehn Projektstatus steuern, wer wann welche Aufgabe erhält. Fällige Aufgaben werden automatisch zugeteilt, statt informell verteilt zu werden.
• Kalkulation, Budgetkontrolle und Buchhaltung hängen an einem Datenstand. Die kalkulierten Monatsdaten fließen über eine Schnittstelle direkt in die Buchhaltung, das Ampelsystem zeigt Budgetabweichungen je Projekt früh an.
• Öffentliche Submissionen sind im Akquise-Bereich strukturiert abgebildet, von der Ausschreibung bis zum Schlussabrechnungsblatt.