Aus Zetteln in den Wohnungen wird digitale Post in 11 Sprachen

Ausgangslage

Ein sozialer Träger betrieb mehrere Erstaufnahmeeinrichtungen mit überwiegend analogen Arbeitsmitteln auf Papier. Post für Bewohner musste manuell zugeordnet und als Zettel in die Wohnungen gebracht werden, besonders kritisch bei Gesundheitsinformationen. Erschwerend kam die große Sprachenvielfalt der Bewohner hinzu, für die es keinen verlässlichen digitalen Kanal gab. Das Lastenheft aus dem November 2023 verlangte eine durchgängig digitale, mehrsprachige Lösung für Bewohner und Personal.

Lösung

1. 1

   Bewohner-App in 11 Sprachen

   Eine offline-fähige App für iOS und Android (Flutter) in 11 Sprachen. Die Registrierung erfolgt per AZR-Nummer über Barcode-Scan und PIN. Bewohner erhalten einen persönlichen Kalender, digitale Post und Push-Benachrichtigungen, etwa eine Terminerinnerung eine Stunde vorher.

2. 2

   Personal-Dashboard mit Rollenmodell

   Ein zentrales Dashboard (.NET 6.0) mit getrennten Rollen für Admin, Rezeption, Sozialdienst, Ambulanz und Wachschutz. So sehen Mitarbeitende nur die für ihre Aufgabe freigegebenen Funktionen und Daten.

3. 3

   Orientierung und Ausleihe mit Übersetzung

   Ein interaktiver Lageplan zur Orientierung auf dem Gelände sowie eine Ausleihe-Funktion, die Vorgänge automatisch in die Sprache des Leihenden übersetzt. Ein Freigabe-Workflow steuert die Übersetzungen kontrolliert.

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   Schnittstellen zu Fachsystemen

   Tägliche GINA-Synchronisation um 0:00 Uhr und eine ZABH-Schnittstelle für die Arbeitszeit-Abrechnung. Arbeitszeiten und Kontostand der Bewohner sind in der App einsehbar.

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   Datenschutz als Konstruktionsprinzip

   Die Kinderbetreuung wurde bewusst ohne Namenserfassung umgesetzt. Der Betrieb läuft auf ISO-27001-zertifizierten Servern in Deutschland, mit AVV nach Art. 28 DSGVO, getrennter Staging- und Produktivumgebung, SSL, Firewall und VPN-Gateway.

Ergebnis

Sprachen in der Bewohner-App

11

SLA-Reaktionszeiten

4/8/24 h

Verfügbarkeitsziel

98,5 %

• Bewohner erreichen alle Informationen in ihrer eigenen Sprache, von der digitalen Post bis zur Terminerinnerung.
• Der Betrieb läuft als betriebskritische Fachanwendung mit definierten Reaktionszeiten nach Störungsklasse.
• Die Lösung ist auf durchgängige Erreichbarkeit ausgelegt und wird kontinuierlich überwacht.
• Aus manueller Papiersuche und Zetteln in den Wohnungen wurde ein nachvollziehbarer digitaler Zustellweg, auch für kritische Gesundheitsinformationen. Tägliche verschlüsselte Backups werden 60 Tage extern vorgehalten und monatlich per Restore-Test geprüft.